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6 razões para usar um aplicativo de gestão de projetos!

Para que qualquer projeto alcance sucesso, ou seja, atinja o escopo, dentro do prazo e dos custos programados, é imprescindível uma boa gestão. Para facilitar essa tarefa, são diversas as ferramentas existentes no mercado atualmente, sendo o aplicativo de gestão de projetos uma excelente opção, principalmente no quesito praticidade.

Contudo, um cuidado é essencial: não escolher o aplicativo levando em conta apenas custo, propagandas ou popularidade. É essencial que essa escolha seja pautada nas próprias demandas de cada empresa e do projeto, ou seja, é preciso verificar se as funcionalidades presentes no aplicativo são suficientes.

Quer entender mais sobre o uso desse tipo de aplicativo, as suas principais funcionalidades e conhecer 6 razões para utilizá-lo? Então, continue a leitura e não perca!

Quais as principais funcionalidades esperadas em um aplicativo de gestão de projetos?

Esse aplicativo é um dos melhores investimentos que uma organização pode fazer em conjunto com a estruturação do processo de gerenciamento de projetos — afinal, a ferramenta, sem a capacitação do gerente, não proporcionará melhorias.

Além disso, essa escolha deve ser pautada nas características, variáveis e demandas de cada projeto ou da organização como um todo — tanto para que não faltem funcionalidades quanto para que não seja realizado um grande investimento em um aplicativo em que muitas delas não serão utilizadas.

Contudo, algumas funcionalidades e vantagens são básicas e não podem faltar. Confira.

Organização dos diversos projetos

Um aplicativo de gestão permite que todos os projetos sejam organizados em um mesmo ambiente, de forma que os gestores de portfólio ou os envolvidos em mais de um projeto possam ter fácil acesso a outras informações e dados, agilizando os processos de gestão, tanto pela fácil consulta quanto pela padronização dos dados e indicadores.

Gerenciamento de equipes

Uma das funcionalidades presentes é a possibilidade de especificar quais equipes são responsáveis pelas atividades, assim como é possível permitir que os colaboradores tenham acesso às informações relacionadas às tarefas que desempenharão. A ferramenta também permite a observação e a atuação simultânea dos profissionais envolvidos no gerenciamento.

Assim, é mais fácil realizar a divisão e a integração das equipes, bem como acompanhar o andamento e a produtividade de cada uma delas — identificando com mais facilidade quais grupos estão apresentando uma produtividade inferior ou até mesmo em quais estão ocorrendo outros tipos de problemas.

Visualização do progresso dos projetos

Essa é uma das informações mais essenciais e que permite verificar o andamento das equipes e a produtividade. Também permite analisar se o projeto está dentro do prazo e do custo programado, se e por que ocorreram atrasos, entre outras informações. Sem essa funcionalidade, não seria possível colher os benefícios mais relevantes, que serão descritos abaixo.

Por que utilizar um aplicativo de gestão de projetos?

Abaixo, vamos citar 6 razões pelas quais você deve investir em um aplicativo de gestão de projetos em seu negócio.

1. Ganho de produtividade

Como as informações estão organizadas e o acesso a elas é facilitado, a tomada de decisões quanto às próximas etapas e a conferência das atividades que ainda precisam ser executadas se tornam mais fáceis e ágeis, elevando a produtividade de todos os setores e equipes.

Com essa maior organização dos processos, à medida que surgem problemas, imprevistos, atrasos e demais tipos de crises, é possível tomar ações corretivas, pautadas em informações concretas, assim como informar os demais setores e atualizar o projeto — mais uma vez, permitindo a elevação da produtividade.

2. Possibilidade de acompanhamento dos resultados

O aplicativo de gestão permite maior velocidade no acompanhamento dos resultados, informações e dados. Dessa forma, a equipe pode dedicar seu tempo a gerir as informações e processos, em vez de levantar dados e transformá-los em indicadores.

Além disso, como o processo de acrescentar dados e atualizar informações é mais rápido e facilitado, além de poder ser feito simultaneamente pelos responsáveis por cada equipe ou pelos demais profissionais habilitados para tal, o andamento e os resultados parciais são frequentemente atualizados, permitindo um acompanhamento realista.

3. Redução de riscos no projeto

Muitos aplicativos permitem que dados sejam incorporados e, por meio deles, que indicadores sejam mostrados e comparações entre o realizado e o planejado sejam feitas. Assim, é possível obter relatórios detalhados sobre o projeto e identificar em quais pontos eles apresentam diferenças quanto ao que foi pensado, tanto do ponto de vista financeiro quanto do físico.

Além disso, por meio do monitoramento das atividades e dos relatórios, quaisquer riscos ou situações desfavoráveis poderão ser corrigidas em menor tempo, reduzindo os impactos negativos sobre o projeto.

4. Acompanhamento remoto das atividades e do desempenho das equipes

Os aplicativos permitem o acompanhamento remoto tanto das atividades quanto das equipes, possibilitando que o profissional otimize seu tempo, evitando deslocamentos desnecessários. Além disso, eles proporcionam uma maior economia de recursos e agilidade.

Aplicativos de gestão de projetos possibilitam que todas as atividades que estão sendo realizadas sejam acompanhadas e, dessa forma, que o desempenho e a produtividade das equipes possam ser rastreados e mensurados. Tudo isso é possível, uma vez que o aplicativo permite a troca de informações de maneira simultânea, estruturada e organizada.

5. Melhoria na comunicação entre as equipes

Por meio das informações disponíveis no aplicativo, é possível que as equipes saibam como está o andamento do projeto, assim, a ferramenta facilita a comunicação mais fluida entre os diversos setores e profissionais.

Essa comunicação pode ser para tirar dúvidas, enviar documentos, trocar informações e propor mudanças e alterações. No entanto, também serve para fornecer feedbacks que sejam essenciais, quando houver interesse de que fiquem registrados.

6. Diminuição de atrasos

Os atrasos significam gastos extras. Quando não corrigidos, os resultados podem ser catastróficos, podendo até ocasionar déficits financeiros em um projeto que antes concederia uma lucratividade significativa.

Como o aplicativo de gestão reduz o tempo investido na troca de informações, ele possibilita que seja empregada maior atenção no gerenciamento do projeto, propriamente dito. Assim, quaisquer alterações no planejamento já são percebidas rapidamente e os gestores podem pensar em soluções para essas ocorrências. Dessa forma, atrasos são evitados ou reduzidos significativamente.

Como podemos ver, um aplicativo de gestão de projetos pode beneficiar sua empresa de várias formas. Até mesmo quando o gestor não se encontra no local, ele poderá ser comunicado das ocorrências relevantes, tomar decisões, realizar mudanças ou atualizações e entrar em contato com as equipes e os fornecedores. Portanto, não deixe de investir nessa ferramenta.

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