Aprenda a usar uma planilha de orçamento de obra com eficiência!

Elaborar uma planilha de orçamento de obra é fundamental para a construção de qualquer empreendimento. Isso porque, basicamente, ela é responsável por definir diversos custos, como mão de obra, materiais e equipamentos. Além disso, por meio da planilha de orçamento, torna-se possível identificar se haverá desperdícios e despesas desnecessárias.

É válido dizer que um orçamento tem como principal objetivo realizar as estimativas de custos, fazendo uma previsão sobre a obra. Assim, itens como logística, armazenamento de materiais e formas de utilização poderão ser previamente definidos.

Dessa forma, além de ser capaz de ler e compreender o projeto da obra, é imprescindível conhecer os serviços que serão realizados, para entender os processos, os prazos e as necessidades específicas de cada item.

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Separe os custos por períodos

A primeira atividade para elaborar uma planilha de orçamento de obra é separar os custos por períodos. Dessa forma, torna-se possível comparar o panorama atual com ciclos anteriores, identificando melhorias ou pioras. A partir de então, é viável realizar previsões mais fundamentadas para as próximas etapas.

Por meio da criação de abas para cada período ou grupo de atividades, é possível utilizar a mesma planilha para realizar o controle de custos da empresa. No entanto, obviamente, os arquivos também poderão ser separados, desde que sigam um modelo de padronização, facilitando a obtenção de informações e a realização de análises.

Categorize as despesas

Um dos primeiros passos para a elaboração de uma planilha de orçamento de obra é a identificação de todas as despesas. Após esse procedimento, deve-se investir na organização da planilha, identificando os gastos fixos e os variáveis.

A divisão dos gastos é responsável por permitir a categorização de despesas, possibilitando uma análise de quais itens podem ser reajustados e, até mesmo, cortados do orçamento.

É importante deixar claro que os gastos fixos são as despesas que devem ser pagas todos os meses, as quais são recorrentes e independem da produção ou do faturamento da empresa. Gastos como aluguel do escritório, salário de funcionários e pagamento de impostos são bons exemplos.

Embora haja variações ao longo do tempo, por conta de reajustes de inflação ou outros fatores, esse tipo de custo pode ser previsto e imediatamente inserido na planilha de orçamento de obra. Por outro lado, as despesas variáveis dependem de uma série de fatores, como o ritmo de produção da obra. A aquisição de matéria-prima é um excelente exemplo de despesa variável.

Não trabalhe com dados aproximados

A única maneira de garantir a eficiência da planilha de orçamento de obra é contar com dados que sejam extremamente confiáveis. A utilização de informações aproximadas pode favorecer uma análise errônea do panorama do empreendimento. Assim, a possibilidade de se tomar decisões erradas aumenta consideravelmente.

Além disso, seu cliente poderá ter uma surpresa completamente desagradável quando perceber que as informações utilizadas o levaram a prejudicar seu empreendimento. Caso isso aconteça, certamente tanto sua empresa como os dados fornecidos por seus serviços serão vistos com desconfiança.

Não reutilize orçamentos

É comum encontrarmos empresas que realizam diversos orçamentos em diferentes locais do país. No caso de obras similares, algumas reutilizam informações adquiridas de diversas fontes.

Essa prática é vista como uma forma de redução de tempo, mas pode ser prejudicial ao negócio. O preço de um determinado insumo na cidade de São Paulo, por exemplo, é muito diferente dos valores considerados para o interior do Rio de Janeiro.

Assim, por mais que as obras sejam similares, reutilizar um orçamento pode trazer sérias consequências para a obra e para a sua empresa como um todo. O ideal é orçar os principais itens (utilizando a curva ABC) para se ter uma ideia do custo da obra e leve em consideração a logística dos materiais e o armazenamento.

Estabeleça metas de economia

Cortar despesas supérfluas e desnecessárias faz parte do processo de gestão de um empreendimento. Contudo, economizar também é uma prática que deve ser constantemente procurada.

Uma alternativa para garantir a redução de custos se dá pelo estabelecimento de metas de economia. Essas metas devem ser pensadas para manter os custos da obra mais controlados, visando preservar a previsibilidade dos gastos. Com isso, torna-se mais fácil garantir a saúde financeira do negócio.

Invista no planejamento

Em uma obra, as ações de orçamento e de planejamento devem andar de mãos dadas, principalmente por conta da influência que uma exerce sobre a outra. Portanto, é primordial investir no planejamento.

Essa será a única chance de garantir que a planilha de orçamento de obra englobe todas as atividades exigidas pelo seu escopo, sem esquecer-se de nenhuma tarefa. O planejamento será responsável, por exemplo, por fornecer informações sobre a quantidade de matéria-prima necessária e a situação da mão de obra e dos equipamentos ao longo do desenvolvimento das atividades.

Por meio dele, também se tornará possível conseguir ter um panorama total da obra, identificando as principais ameaças e oportunidades e criando maneiras para mitigá-las e aproveitá-las, respectivamente. Pense nisso!

Atualize a planilha de orçamento de obra constantemente

Por fim, mas não menos importante, é preciso manter a planilha de orçamento de obra constantemente atualizada. Por mais que se tenha o devido cuidado em sua elaboração, mudanças externas podem fazer com que transformações na planilha sejam necessárias.

Não raramente, essas mudanças — como decisões governamentais e mercadológicas — fogem do controle do gerente de projetos. Assim, é preciso estar atento a esses e outros pontos, deixando a planilha de orçamento de obra sempre atualizada.

Nesse sentido, a chance de erros diminuirá consideravelmente, uma vez que os profissionais não utilizarão informações obsoletas e terão certeza de que as análises e os dados obtidos por meio da planilha são confiáveis e seguros.

A planilha de orçamento de obra é importantíssima para a gestão de qualquer construção. Ela deve ser vista como um grande guia, para que os gestores possam acompanhar o desenvolvimento das atividades. Além disso, os principais stakeholders do projeto também poderão ficar de olho no andamento da obra, se sentindo parte integrante do processo de construção.

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