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Qual a importância e como fazer o diário de obra?

É comum acontecerem várias atividades simultaneamente em uma obra, e atrasos e a elevação de custo podem facilmente transformar um empreendimento lucrativo em um grande déficit financeiro. Uma das formas de controlar uma obra a fim de evitar essa situação é utilizar o diário de obra.

Esse diário é um documento que contém informações extremamente relevantes sobre o que aconteceu a cada dia em uma obra, podendo servir, inclusive, de prova judicial.

Como você pode ver, essa é uma prática imprescindível. Selecionamos mais informações sobre o assunto para que você entenda a importância do diário de obra e como ele deve ser feito. Acompanhe!

O que é diário de obra

O diário de obra também pode ser conhecido como registro diário de obra (RDO). Ele nada mais é do que um documento muito utilizado por construtores que desejam registrar todas as informações que são relevantes, pertinentes e valiosas sobre o que acontece diariamente na construção de determinado empreendimento — servindo como uma espécie de memória.

Nesse diário são informados quais equipamentos foram utilizados, a quantidade de profissionais presentes, os serviços feitos, as condições de clima e observações que sejam pertinentes.

A importância do diário de obra

Esses registros possibilitam o acompanhamento, a análise e a avaliação do que está sendo realizado e o que foi observado. Tudo isso é comparado ao que foi planejado, identificando possíveis desajustes, problemas ou atrasos. O diário também serve para documentar imprevistos, solicitações dos clientes e informações que possam ser relevantes no futuro.

Um exemplo dessa utilidade é quando se deseja saber o motivo de atraso em uma tarefa. Por meio da documentação realizada no diário de obra, é possível demonstrar que o atraso foi em decorrência de chuvas, do atraso de entrega de um fornecedor ou por não pagamento por parte do cliente, por exemplo.

Inclusive, essas informações servem como documentos em situações de desavenças entre as partes de um contrato, sendo um registro histórico que vale como prova — pois, por meio de fotos, anotações e observações realizadas diariamente, o construtor tem meios de comprovar seu correto procedimento sempre que necessário.

Por que o diário deve ser adotado no canteiro de obras

O diário de obra, quando produzido adequadamente, apresenta todas as etapas e os procedimentos que ocorreram na execução. Assim, ele demonstra que a empresa é organizada e preparada.

Além disso, proporciona algumas vantagens, como a melhoria da logística. Com as informações em mãos e o conhecimento de tudo o que está sendo executado, de imprevistos e mudanças, é possível ter uma obra mais organizada e produtiva.

O diário de obras também permite que quaisquer problemas, atrasos ou imprevistos sejam justificados com transparência e seriedade, evitando conflitos e desgastes na relação com o cliente.

Por meio desse diário é possível observar se houve retrabalho em alguma atividade e, consequentemente, mensurar o nível de qualidade dos serviços executados, bem como os processos que podem estar gerando desperdício e perdas.

Quem deve fazer o diário de obra

O diário de obras deve ser feito por um profissional com habilidade para verificar todos os aspectos relevantes e definidos pela empresa. Além disso, é preciso transformar tudo em dados e informações, elaborando um documento confiável.

No geral, esses registros são elaborados por mestres de obra ou estagiários, mas também podem ser feitos por engenheiros ou até mesmo por um profissional ou setor cuja função é exclusivamente essa — tudo depende da estrutura e do tamanho da empresa.

Quando esse diário deve ser feito

Esse registro deve ser feito diariamente e conter todas as informações e os acontecimentos que foram relevantes para a execução da obra. Na prática, no entanto, isso não acontece na maioria das empresas e dos empreendimentos, uma vez que é uma tarefa que demanda determinado investimento de tempo.

Quando as anotações não acontecem diariamente, isso acaba dando mais trabalho, pois o profissional responsável terá que lembrar informações que já não estão mais frescas em sua mente. Para evitar esse problema e preencher o diário de obras todos os dias, é importante otimizar essa etapa.

É melhor registrar apenas as informações mais importantes do que todos os detalhes de tudo que aconteceu na obra — afinal, isso só é viável em empresas e empreendimentos de grande porte, que muitas vezes têm um profissional responsável por essa parte.

O que deve ser registrado no diário

Não existe um modelo de diário de obra definido, devendo ele ser feito de acordo com a necessidade da empresa e do cliente. O diário deve conter informações como:

No caso de máquinas e equipamentos alugados, pode ser interessante especificar o modelo e a quantidade de horas utilizadas. Dessa forma, é possível ter mais controle da produtividade. Essa é uma tarefa que demanda mais tempo, e dependendo do tamanho do empreendimento e das atribuições do profissional, acaba não sendo realizada.

O que realmente importa é que as informações principais — atividades realizadas, imprevistos, mudanças, solicitações dos clientes e fotos — sejam incluídas, agilizando o processo para profissionais que não têm muito tempo para se dedicar a essa função. Nesse caso, é melhor focar na simplicidade, com informações boas e relevantes, do que pecar pelo excesso ou pela falta.

Os cuidados que devem ser tomados

O registro diário dos acontecimentos relevantes de uma obra é de extrema importância para diversos aspectos, mas isso pode ser prejudicado caso o diário de obras não seja redigido apropriadamente e fatos relevantes sejam omitidos.

Também podem ocorrer problemas se for verificada uma contradição de informações entre outros diários de obra — como na quantidade de pessoas e equipamentos, ou quando não há assinatura, que pode ou não ser eletrônica.

5 erros que você não deve cometer ao montar seu diário de obras

Apesar de ser uma tarefa muito importante, ela também é bastante difícil de cumprir no meio de uma obra. Em função disso, não é raro ver alguns erros sendo cometidos. Para ajudar você a evitá-los, listamos os mais comuns e seus impactos. Acompanhe!

Omitir ou modificar fatos

Como já mencionamos, o propósito principal desse diário é criar um registro preciso, confiável e útil de todas as atividades realizadas no canteiro de obra — que possa ser usado para análises de desempenho e planejamento. Sendo assim, é contraproducente quanto você omite determinados fatos ou anota algo que não condiz com a realidade.

Algumas construtoras fazem isso para evitar registros negativos ou problemas fiscais, mas isso apenas prejudica o trabalho como um todo no longo prazo, pois os erros se repetem em vez de serem resolvidos. Sendo assim, enfatize bastante a importância de ter registros detalhados e precisos de todos os dias.

Não ter um padrão de registro

Dependendo do tamanho do projeto em questão, pode ser que mais de uma pessoa realize os registros do diário de obra a cada dia. Sendo assim, você pode esperar que cada indivíduo utilize uma linguagem, terminologia e formação diferentes, que não vão necessariamente funcionar bem quando colocadas juntas no mesmo documento.

Uma forma de evitar que isso se torne um problema é criar um padrão para todos os registros, incluindo seu formato, as informações mais importantes, entre outras coisas. Ter um acordo para isso de antemão torna o diário mais fácil de ler e analisar no futuro, especialmente se você o utiliza juntamente a outras ferramentas.

Não ter um responsável direto

Independentemente de quem seja, é importante apontar uma pessoa específica como a responsável por todos esses registros ao longo da obra.

Com essa pessoa designada, você pode centralizar a organização do diário, evitando que haja conflito entre múltiplas versões, atrasos ou registros pendentes. Mesmo que haja uma equipe lidando com esses registros, é bem mais fácil manter tudo organizado com uma única pessoa supervisionando os outros profissionais.

Não contar com um histórico

O seu diário não será um documento único até que a obra seja finalizada, mas uma série de registros diários, semanais e mensais. Alguns têm o hábito de descartá-los depois de um tempo, o que é outro erro grave.

Na hora de fazer sua conversão em um documento ou analisar seus dados, é importante ter todo o histórico detalhado, incluindo mudanças e correções em documentos antigos. Isso ajuda também a avaliar a qualidade do diário.

Não utilizar um sistema ERP

Por fim, um sistema de Enterprise Resource Planning, ou ERP, é cada vez mais importante para o sucesso de qualquer projeto — especialmente em uma obra, onde há muitos recursos a serem acompanhados. Esse sistema facilita bastante a criação de um diário, pois registra automaticamente uma série de dados, criando um histórico automaticamente.

O diário de obra é um dos documentos mais importantes em uma construção e deve ser feito com a atenção que ele realmente necessita. Quando elaborado corretamente, ele gera diversos benefícios e segurança à empresa. Se você ainda não utiliza essa ferramenta, implemente-a a partir de hoje!

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